PoldiDein persönlicher Assistent im Außendienst

HeyPoldi ist ein persönlicher Backoffice-Assistent für den Außendienst. Du rufst Poldi an und erledigst unterwegs per Telefon deine Büroarbeit: Mails abarbeiten, dich vor Kundenterminen briefen lassen, Termine nachbereiten und Notizen sowie Dokumente beim richtigen Kunden ablegen.

Du rufst Poldi an wie einen Kollegen und sagst ihm, was im Büro zu tun ist. Poldi bereitet die Arbeit vor. Auf deinem Computer siehst du im Dashboard, was er erledigt hat, und gibst frei, was du vorher noch einmal selbst durchsehen willst.

Für Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind und die Büroarbeit danach kennen. HeyPoldi konzentriert sich vorerst auf Selbstständige und kleine Teams im deutschen Sprachraum, weil Vertrieb von Branche zu Branche sehr unterschiedlich funktioniert. Verträge schließen wir nur mit Unternehmen und Selbstständigen, nicht mit Privatpersonen.

Das Telefon ist der Weg für unterwegs. Am Computer siehst du dann in Ruhe, was Poldi in der Zwischenzeit erledigt hat. Dort gibst du frei, was du selbst noch einmal durchsehen willst. Und du hast Kunden samt ihren Nachrichten und Dokumenten übersichtlich beisammen.

Nur was du freigibst. Poldi bereitet Antworten vor, du siehst sie im Dashboard unter Freigaben und entscheidest, was tatsächlich rausgeht.

Mails gemeinsam durchgehen und Antworten vorbereiten, dich vor einem Kundentermin briefen, nach dem Termin das Besprochene festhalten, Termine eintragen und Notizen sowie Dokumente beim richtigen Kunden ablegen.

Ja, genau dafür ist er gebaut. Du telefonierst über die Freisprechanlage, tippen musst du nichts. Beachte aber bitte die Vorschriften deines Landes zur Handynutzung am Steuer.

Poldi fasst am Ende zusammen, was er verstanden hat. Dann fragt er nach, ob es so passt. Alles, was nach außen geht, kannst du außerdem vorher im Dashboard freigeben.

Derzeit funktioniert Poldi mit Microsoft 365 und klassischem IMAP. In naher Zukunft wird die Anmeldung und Synchronisierung auch mit Apple und Google möglich sein.

HeyPoldi ist als Ergänzung zu bestehenden Branchensystemen gebaut. Im Laufe der Zeit stellen wir nach und nach Schnittstellen zu den etablierten CRM-Systemen bereit. Wenn du noch kein CRM nutzt, kannst du gerne das von HeyPoldi mitgelieferte verwenden.

Wie lange die Einrichtung dauert, hängt davon ab, wie individuell du arbeitest. In der Regel geht es relativ flott. Wir richten gemeinsam mit dir ein; derzeit ist das im Preis inbegriffen.

Deine HeyPoldi-Daten liegen ausschließlich auf Servern in der EU, beim Hoster Hetzner. Auch für Telefonie, Spracherkennung und KI nutzen wir nur Dienste mit Serverstandort in der Europäischen Union.

HeyPoldi steckt in der Prototyp-Phase. Erste Pilotbetriebe arbeiten bereits damit. Wer jetzt dazukommt, gestaltet das Produkt mit und ist zu einem stark vergünstigten Preis dabei.

Derzeit kostet HeyPoldi 19,90 € im Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist ein Kostendeckungsbeitrag für die Pilotphase und kann sich später ändern. Uns geht es in dieser frühen Phase nicht ums Geld, sondern um das Feedback der Nutzer, mit dem wir das Produkt laufend verbessern und an echte Bedürfnisse anpassen. Monatliche Feedbacktermine sind deshalb Teil der Abmachung.

Deine Rückmeldungen. Die Feedbackgespräche sind für uns der eigentliche Gegenwert — daraus entsteht die nächste Version.

Über das Kontaktformular auf dieser Seite. Wir melden uns und besprechen alles Weitere persönlich.

Nein. HeyPoldi ist monatlich kündbar.

Poldi ist kein allgemeiner Assistent, sondern kennt deine Kunden, deine Mails, deine Termine sowie die Eigenheiten und Arbeitsschritte deiner Branche. Er antwortet nicht nur auf Mails, sondern erledigt die Arbeit und legt sie an der richtigen Stelle ab. Weiters bedienst du ihn per Anruf bei Außendienstterminen oder während der Fahrt, nicht durch Tippen am Handy.

Ja und Nein. HeyPoldi nimmt dir die Büroarbeit rund um deine Kundenkontakte ab und hilft dir, dein CRM zu befüllen. Solltest du noch kein CRM nutzen, stellt dir HeyPoldi ein eigenes mit den nötigsten Funktionen bereit. Die Kundenakte im Dashboard hält fest, was besprochen wurde und welche Dokumente zum jeweiligen Kunden existieren, ersetzt aber kein vollwertiges CRM.

Weil im Außendienst die Hände am Lenkrad sind oder du zu Fuß zum nächsten Termin unterwegs bist und die Zeit dazwischen sonst ungenutzt bleibt.

Zwei Gründer: Richard Aftenberger und Benjamin Baumann. Richard kommt aus dem Vertrieb, Benjamin baut die technische Seite. Beide studieren Digital Entrepreneurship an der FH JOANNEUM.

In Graz, Österreich.

HeyPoldi wird seit Ende Q1 2026 gemeinsam mit Außendienstlern entwickelt und laufend weiter verbessert.

Unsere Energie steckt gerade komplett im Produkt. Ein eigener Data-Room für Investoren kommt, sobald es so weit ist. Bis dahin informieren wir per Newsletter und nur dann, wenn es wirklich etwas zu berichten gibt.