Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 27. September 2026

1. Geltung, Anbieter, nur für Unternehmen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung von HeyPoldi. Anbieter ist Richard Aftenberger, Einzelunternehmer, Steinbergstraße 10, Tür 6, 8052 Graz, Österreich (im Folgenden „wir“). Alle Angaben zum Anbieter stehen im Impressum.

HeyPoldi gibt es nur für Unternehmer im Sinne von § 1 Konsumentenschutzgesetz, also für Selbstständige und Unternehmen, die HeyPoldi für ihr Unternehmen nutzen. Mit Verbrauchern schließen wir keine Verträge. Mit deiner Anfrage und bei Vertragsschluss bestätigst du, dass du für dein Unternehmen handelst. Bist du angestellt, ist dein Arbeitgeber unser Vertragspartner; dafür brauchst du seine Vollmacht.

Abweichende Bedingungen gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich zustimmen. Individuelle Vereinbarungen, etwa per E-Mail, gehen diesen AGB vor.

2. Was HeyPoldi leistet

HeyPoldi ist ein Assistent für die Büroarbeit im Außendienst. Du rufst Poldi an und erledigst per Telefon zum Beispiel: E-Mails durchgehen und Antworten vorbereiten, dich vor Kundenterminen briefen lassen, Besprochenes nach Terminen festhalten, Termine eintragen und Notizen sowie Dokumente beim richtigen Kunden ablegen. In einem Dashboard im Browser siehst du die Ergebnisse, verwaltest Kunden und gibst frei, was nach außen gehen soll.

HeyPoldi befindet sich in der Pilotphase und wird gemeinsam mit den ersten Nutzern laufend weiterentwickelt. Wir dürfen Funktionen ändern, ergänzen oder einzelne Funktionen einstellen, wenn es dafür einen triftigen Grund gibt, etwa die technische Weiterentwicklung, Sicherheit, rechtliche Vorgaben oder Änderungen bei Schnittstellen und Dienstleistern. Der Telefon-Assistent mit Dashboard bleibt erhalten. Änderungen, die dich wesentlich schlechter stellen, kündigen wir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an; bis sie wirksam werden, kannst du kostenlos kündigen. Welche Funktionen und Anbindungen du bekommst, halten wir in der Bestätigungs-E-Mail fest.

Die Anbindung an E-Mail-Postfächer, Kalender und andere Systeme (derzeit Microsoft 365 und IMAP) hängt von den Schnittstellen dieser Anbieter ab. Ändert ein Anbieter seine Schnittstelle, kann eine Anbindung vorübergehend eingeschränkt sein.

Die gemeinsame Einrichtung ist im Preis enthalten. Etwa einmal im Monat laden wir dich zu einem Feedbackgespräch ein. Diese Gespräche gehören zur Abmachung in der Pilotphase; verpasst du eines, hat das keine Folgen für den Vertrag.

3. Testzugang und Vertragsschluss

Das Formular „Poldi testen“ auf unserer Website ist eine unverbindliche Anfrage. Wir melden uns, besprechen mit dir die Details und schalten dich frei. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir dir den Zugang per E-Mail bestätigen. Mit der Bestätigung schicken wir dir diese AGB und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung als PDF. Der Pilotzugang ist ab der Freischaltung kostenpflichtig (Abschnitt 6). Einen Anspruch auf einen Zugang gibt es nicht.

Deine Zugangsdaten sind persönlich. Halte sie geheim und sag uns sofort Bescheid, wenn du vermutest, dass jemand anderer sie kennt.

4. KI, Freigaben und Verantwortung

Poldi ist ein KI-System: Er versteht Sprache automatisch und formuliert Texte mit Hilfe von Sprachmodellen. Du sprichst also nicht mit einem Menschen. KI kann sich irren, etwas missverstehen oder unvollständig zusammenfassen. Prüfe Ergebnisse deshalb, bevor du dich auf sie verlässt.

E-Mails und andere Schritte, die nach außen wirken, führt HeyPoldi erst aus, wenn du sie im Dashboard freigegeben hast. Was du freigibst, verantwortest du wie eigene Nachrichten. HeyPoldi ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung.

Nutze Poldi während der Fahrt nur über eine Freisprecheinrichtung und nur, wenn die Verkehrslage es zulässt. Die Vorschriften zur Handynutzung am Steuer gelten auch hier.

5. Deine Pflichten

• Du nutzt HeyPoldi nur rechtmäßig und für dein Unternehmen. Du sorgst dafür, dass alle, denen du Zugang gibst, diese Regeln einhalten.
• Du bist berechtigt, die Daten zu verarbeiten, die du über HeyPoldi verarbeiten lässt, insbesondere die Daten deiner Kunden und Kontakte, und informierst sie, soweit das Datenschutzrecht es verlangt.
• Du sprichst mit Poldi selbst und spielst ihm keine Gespräche oder Aufnahmen anderer Personen vor, die dem nicht zugestimmt haben.
• Du lädst keine rechtswidrigen Inhalte hoch, greifst HeyPoldi nicht an, umgehst keine Schutzmaßnahmen und versuchst nicht, die Software nachzubauen oder auszulesen.
• Du sicherst Daten, die für dich wichtig sind, zusätzlich in deinen eigenen Systemen.

Verstößt du erheblich gegen diese Pflichten, dürfen wir deinen Zugang sperren, bis der Verstoß behoben ist. Wir sagen dir vorher Bescheid, außer bei Gefahr im Verzug.

6. Preis und Zahlung

In der Pilotphase kostet HeyPoldi derzeit 19,90 € im Monat zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Es gilt der Preis, den wir bei Vertragsschluss mit dir vereinbaren.

Wir verrechnen monatlich im Voraus; mit diesen AGB stimmst du Rechnungen per E-Mail zu. Rechnungen sind binnen 14 Tagen ohne Abzug per Überweisung zu bezahlen. Bleibt eine Rechnung trotz Mahnung offen, dürfen wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung sperren, bis bezahlt ist.

7. Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, ohne Mindestlaufzeit. Du kannst jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen, wir mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungsmonats. Eine E-Mail an office@heypoldi.com genügt. Das Recht, aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, bleibt unberührt.

Beenden wir die Pilotphase, gilt das als unsere Kündigung mit dieser Frist. Ein Angebot für die Zeit danach gilt nur mit deiner Zustimmung.

Auf Wunsch führen wir HeyPoldi nach Vertragsende bis zu 30 Tage weiter, damit du zu einem anderen Anbieter wechseln kannst; diesen Zeitraum kannst du einmal verlängern. Danach kannst du mindestens 30 Tage lang alle exportierbaren Daten abrufen: Kunden, Notizen, Dokumente, Gesprächszusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe und Termine, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Ausgenommen sind nur interne Betriebsdaten wie Systemprotokolle. Der Export ist kostenlos. Danach löschen wir diese Daten vollständig, soweit wir sie nicht von Gesetzes wegen aufbewahren müssen.

8. Verfügbarkeit

Wir bemühen uns, dass HeyPoldi rund um die Uhr erreichbar ist. In der Pilotphase sagen wir aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Kurze Unterbrechungen durch Wartung, Updates oder Ausfälle unserer Dienstleister, etwa für Telefonie oder Sprachverarbeitung, sind möglich. Größere Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit vorher an.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in unsererDatenschutzerklärung.

Verarbeitest du mit HeyPoldi personenbezogene Daten anderer, etwa deiner Kunden, tun wir das in deinem Auftrag. Dafür schließen wir mit dir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab. Sie ist Teil des Vertrags und nennt unter anderem die Unterauftragsverarbeiter, die wir einsetzen. Wir setzen nur Dienste ein, deren Server in der Europäischen Union stehen.

10. Vertraulichkeit

Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Seite, die sie im Rahmen des Vertrags erhalten, vertraulich und nutzen sie nur für den Vertrag. Das gilt auch über das Vertragsende hinaus. Ausgenommen ist, was ohnehin öffentlich bekannt ist oder offengelegt werden muss, weil ein Gesetz oder eine Behörde es verlangt.

11. Nutzungsrechte

Du erhältst für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, HeyPoldi für die Zwecke deines Unternehmens zu nutzen. Alle übrigen Rechte an der Software bleiben bei uns.

Deine Inhalte bleiben deine. Du räumst uns nur die Rechte ein, die wir brauchen, um die Leistung für dich zu erbringen. Anregungen und Rückmeldungen aus den Feedbackgesprächen dürfen wir verwenden, um HeyPoldi zu verbessern.

12. Gewährleistung

Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbestimmungen. Dass HeyPoldi sich in der Pilotphase befindet und laufend weiterentwickelt wird (Abschnitt 2), ist Teil der vereinbarten Leistung. Melde uns Fehler bitte möglichst rasch, damit wir sie beheben können.

13. Haftung

Wir haften für Schäden, die wir vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachen, sowie für Personenschäden unbeschränkt. Für leichte Fahrlässigkeit haften wir nicht; das gilt nicht für Personenschäden. Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz bleiben unberührt.

Für den Inhalt von Nachrichten, die du geprüft und freigegeben hast, bist du verantwortlich (Abschnitt 4). Für Störungen bei Diensten, die du selbst beauftragst, etwa dein E-Mail-Postfach, dein Kalender oder dein Mobilfunkanbieter, sind wir nicht verantwortlich. Sicherst du wichtige Daten nicht zusätzlich selbst, kann das bei einem Datenverlust als Mitverschulden berücksichtigt werden.

14. Änderungen

Wollen wir den Preis oder diese AGB ändern, schicken wir dir die Änderung mindestens einen Monat vor dem geplanten Zeitpunkt per E-Mail. Sie gilt nur, wenn du ihr zustimmst. Stimmst du nicht zu, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; beide Seiten können ihn dann wie in Abschnitt 7 beschrieben kündigen. Änderungen einzelner Funktionen regelt Abschnitt 2.

15. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlich das für Graz sachlich zuständige Gericht zuständig.

Erklärungen per E-Mail genügen, soweit diese AGB nichts anderes vorsehen. Vertragssprache ist Deutsch. Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleiben die übrigen wirksam.