Datenschutzerklärung

Stand: 27. September 2026

1. Verantwortlicher

HeyPoldi ist noch nicht als eigenes Unternehmen gegründet und wird derzeit von Richard Aftenberger betrieben. Wir sind nach Art. 37 DSGVO nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Mit allen Fragen zum Datenschutz kannst du dich direkt an die Adresse oben wenden.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbedienste.
• Schriften, Bilder, Videos und Skripte kommen von unserem eigenen Server. Beim Besuch werden keine Daten an Dritte wie Google oder soziale Netzwerke übertragen.
• Abgesehen von den technisch nötigen Server-Protokollen (Abschnitt 3) verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn du uns schreibst, ein Formular abschickst oder HeyPoldi nutzt, und nur für diesen Zweck.
• Wir verkaufen keine Daten.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Website liegt bei Hostinger International Limited, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern, auf einem Server in Frankfurt am Main, Deutschland. Ausgeliefert wird sie über das Content Delivery Network von Hostinger; Besucher außerhalb der EU bedient es auch von Standorten außerhalb der EU. Mit Hostinger besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie ist Teil der Vertragsbedingungen von Hostinger.

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten und hält sie in Protokollen fest: deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser und Betriebssystem sowie Statuscode und übertragene Datenmenge.

Wir brauchen diese Daten, um die Website auszuliefern, sie vor Angriffen zu schützen und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hostinger bewahrt die Protokolle nur so lange auf, wie sie für Auslieferung, Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen nötig sind; in unserem Kundenbereich sind sie höchstens sieben Tage abrufbar. Wir speichern sie nicht selbst und werten sie nicht aus, um Besucher zu erkennen.

4. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website speichert nichts auf deinem Gerät und liest dort nichts aus: keine Cookies, kein Local Storage, keine Zählpixel. Deshalb fragen wir auch nicht nach einer Einwilligung dafür (§ 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021). Sollte sich das ändern, erfährst du es hier und wirst vorher gefragt, wo das Gesetz es verlangt.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Schreibst du uns oder rufst du an, verarbeiten wir deinen Namen, deine Kontaktdaten und den Inhalt deiner Nachricht, um dein Anliegen zu beantworten. Geht es um einen Vertrag mit dir, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Angaben spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, außer wir müssen sie als Geschäftsunterlage länger aufbewahren (Abschnitt 10).

Unser Postfach office@heypoldi.com liegt ebenfalls bei Hostinger (Hostinger Business Email). E-Mails von und an unseren Server werden verschlüsselt übertragen, soweit der Server der Gegenseite das unterstützt. Der E-Mail-Verkehr läuft dabei über das Netzwerk von Cloudflare (sieheAbschnitt 9).

6. Formular „Poldi testen“

Mit dem Formular fragst du für dein Unternehmen einen Testzugang an. Wir verarbeiten dabei deinen Namen, deine Firma, deine Telefonnummer, deine E-Mail-Adresse, deine Nachricht, falls du eine schreibst, deine Bestätigung, dass du für ein Unternehmen anfragst, und den Zeitpunkt der Anfrage. Unser Server schickt die Angaben als E-Mail an unser Postfachoffice@heypoldi.com; auf dem Webserver speichern wir sie nicht.

Wir nutzen die Angaben, um uns bei dir zu melden, die Pilotphase mit dir zu besprechen und deinen Zugang einzurichten. Wirst du selbst unser Vertragspartner, etwa als Selbstständiger, ist die Rechtsgrundlage die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Fragst du für ein Unternehmen an, ist es unser berechtigtes Interesse, den Vertrag mit deinem Unternehmen anzubahnen und abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung brauchen wir dafür nicht; diese Hinweise dienen deiner Information.

Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse brauchen wir, um dich zu erreichen und weil HeyPoldi nur Unternehmen offensteht. Ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten. Gegen Spam enthält das Formular ein unsichtbares Feld; wir setzen dafür keinen Dienst eines Dritten ein.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir deine Anfrage spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt.

7. Investor-Newsletter

Trägst du dich für den Investor-Newsletter ein, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und den Wortlaut deiner Einwilligung. Wir schreiben dir damit, wenn es bei HeyPoldi etwas Relevantes für Investoren gibt, und nur dann.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021). Du kannst sie jederzeit widerrufen: mit einer kurzen E-Mail an office@heypoldi.com oder einer Antwort auf einen Newsletter. Was bis zum Widerruf geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

Nach deiner Abmeldung löschen wir deine Adresse aus dem Verteiler. Den Nachweis deiner Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre auf, um sie im Streitfall belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den Newsletter verschicken wir derzeit aus unserem eigenen Postfach, ohne Newsletter-Dienst und ohne Messung, ob oder wann du ihn öffnest.

8. HeyPoldi nutzen

HeyPoldi gibt es nur für Unternehmen. Nutzt dein Unternehmen HeyPoldi, verarbeiten wir Daten in zwei Rollen. Die Anwendung selbst, also Dashboard und Server von HeyPoldi, betreiben wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren in der Europäischen Union.

Deine Konto- und Vertragsdaten

Name, Kontaktdaten, Zugangsdaten, Rechnungsdaten und Notizen aus unseren Feedbackgesprächen verarbeiten wir als Verantwortlicher: um den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bist du Mitarbeiter unseres Kunden, unser berechtigtes Interesse an der Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um gesetzliche Pflichten wie die Buchhaltung zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und um HeyPoldi anhand der Rückmeldungen zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Was du mit Poldi erledigst

Deine Anrufe bei Poldi, deine E-Mails, Termine, Kunden, Notizen und Dokumente verarbeiten wir in deinem Auftrag, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehört, dass Sprache automatisch in Text umgewandelt und mit Sprachmodellen (KI) verarbeitet wird, damit Poldi versteht, was zu tun ist, und Entwürfe vorbereiten kann. Einzelheiten, auch zur Speicherdauer und zu den eingesetzten Dienstleistern, regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die wir mit dir abschließen.

Poldi trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die dir oder anderen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO): Was nach außen geht, gibst du vorher frei.

9. Empfänger und Drittländer

Deine Daten erhalten nur, wer sie für die genannten Zwecke braucht:

• Hostinger International Limited (Zypern) als Hoster der Website und unseres Postfachs,
• Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, als Hoster der Anwendung HeyPoldi (Rechenzentren in der EU) und Auftragsverarbeiter,
• für HeyPoldi Dienstleister für Telefonie, Spracherkennung und KI-Sprachmodelle, alle als Auftragsverarbeiter und mit Serverstandort in der Europäischen Union; die aktuelle Liste bekommst du auf Anfrage,
• Steuerberatung und Buchhaltung für Rechnungsdaten, soweit wir sie beauftragen,
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Übermittlungen außerhalb der EU

Die Daten, die du in HeyPoldi verarbeitest, bleiben in der Europäischen Union. Hostinger setzt für Website und Postfach allerdings Unterauftragsverarbeiter auch außerhalb der EU ein, darunter Cloudflare, Inc. (USA) für das Netzwerk, den Schutz vor Angriffen und den E-Mail-Verkehr, MailChannels (Kanada) und Proofpoint (USA). Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Für Kanada gilt außerdem ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, und Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795). Die vollständige, aktuelle Liste veröffentlicht Hostinger in seinerVereinbarung zur Auftragsverarbeitung; eine Kopie der Garantien bekommst du auch bei uns.

10. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern Daten nur so lange, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen, die Fristen stehen in den Abschnitten oben. Unterlagen, die wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen, etwa Rechnungen, bewahren wir sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf (§ 132 Bundesabgabenordnung). Nach Vertragsende kann dein Unternehmen seine Daten noch mindestens 30 Tage lang abrufen; danach löschen wir sie (AGB Abschnitt 7).

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung, jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Eine E-Mail an office@heypoldi.com genügt. Meinst du, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren:

12. Sicherheit

Die Website ist nur verschlüsselt erreichbar (HTTPS). Formulardaten gehen verschlüsselt an unseren Server und von dort verschlüsselt an unser Postfach. Zugangsdaten und Passwörter liegen nicht im Quelltext der Website.

13. Änderungen

Ändert sich, wie wir Daten verarbeiten, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier steht; das Datum oben zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde.